Flextivityアカウントの所有者あるいは管理者は、ユーザのアップデートおよび企業情報のアップデート、管理者リストの更新、 請求内容の管理、あるいは契約プランのアップグレードなどを行う必要があるでしょう。この記事では、こうした情報の変更の方法をご説明します。
プロフィール
Flextivityオンライン管理画面の右上に表示された"プロフィール"ボタンをクリックします:
接続しているユーザに関する詳細が表示されます。その隣には、企業情報も表示されます。
"お客様のプロフィール"画面には、氏名、電子メールアドレス、および使用言語が表示されます。
氏名、電子メールアドレス、そして使用言語の編集
これらの情報を変更するには、"編集"リンクをクリックしてください。
変更できるのは次の情報です:
- 名
- 姓
- 電子メールアドレス
- オンライン管理画面の表示言語（英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、日本語から選択してください）
変更を確定するには、"保存"ボタンをクリックします。以前の設定に戻す場合は、"キャンセル"をクリックしてください。
パスワードの変更
"パスワード変更"リンクをクリックすることで、お使いのFlextivityアカウントに登録された電子メールアドレスのパスワードを変更できます。
パスワードを変更するには、次の３個のフィールドすべてに該当情報を入力する必要があります:
- 現在のパスワード: 現在使用中のパスワードを入力してください。
- 新規パスワード: 今後使用したい新しいパスワードを入力してください。
- 確認用パスワード: 上で新規パスワードに入力したものと同じパスワードを再度入力してください。
これらのフィールドはすべて暗号化されますので、今後入力されたパスワードが確認できる状態で表示されることはありません。パスワードは、６文字以上の半角英数字で入力してください。
変更を確定するには、"保存"ボタンをクリックします。以前の設定に戻す場合は、"キャンセル"をクリックしてください。
パスワードを忘れてしまった場合、リセットすることも可能です。
企業情報
Flextivityオンライン管理画面の右上に表示された"プロフィール"ボタンをクリックします:
管理者は企業情報を確認できますが、設定を変更できるのはアカウントの所有者だけです。
企業の住所や設定を変更するには、所有者の電子メールアドレスの下に表示された"編集"リンクをクリックしてください。
変更できるのは次の情報です:
- 企業／組織名
- 番地
- 建物番号など
- 区市町村
- 都道府県
- 郵便番号
- 電話番号
- 国
- デフォルトの言語: すべてのユーザに対するFlextivityのオンライン管理画面のデフォルト表示言語を設定できます（英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、日本語から選択できます）。
- デフォルトの時間帯
変更を確定するには、"保存"ボタンをクリックします。以前の設定に戻す場合は、"キャンセル"をクリックしてください。
プロキシ設定を追加あるいは変更する必要がある場合は、次の記事を参照してください: "Flextivityとプロキシの併用について"。
管理者
Flextivityオンライン管理画面の右上に表示された"管理者"ボタンをクリックします:
"ユーザを管理"画面が表示されます。
この表では、社内でFlextivityのオンライン管理画面を使用できるすべてのユーザの氏名、電子メールアドレス、役割、そして状況が一覧されます。
状況を基にした次の４種類の条件で、社内のユーザを絞り込み表示できます:
- すべて: 有効、無効、招待済みを含むすべてのユーザが一覧されます。
- 有効: 有効なユーザだけが一覧されます（これがデフォルトの絞り込み条件です）。
- 招待済み: 招待済みのユーザだけが一覧されます。
- 無効: 無効なユーザだけが一覧されます。
この表では、新しい管理者を追加、各ユーザのプロフィールの詳細を変更、電子メールアドレスのパスワードをリセット、そして特定の管理者を停止することもできます。
新規管理者の追加（ユーザの招待）
社内の別の人に、Flextivityのオンライン管理画面の利用を許可しなければならないこともあるでしょう。次の手順で、管理者権限を持つ新規ユーザを作成できます:
- 'ユーザを招待'ボタンをクリックしてください。
- 追加したい社員の氏名および電子メールアドレスを入力してください。使用言語を指定することもできます。
- 役割として、アカウントの所有者か管理者（Super Adomin）を指定してください（ただし所有者を招待できるのは、アカウントの所有者だけです）。
- '招待'をクリックすれば、新規アカウントが作成されます。
招待した社員には、アカウントへの参加を促す電子メールが届きます。その電子メール内のリンクをクリックして、該当アカウントのパスワードが設定されると、この新規ユーザも他の管理者同様にオンライン管理画面が利用できるようになります。
管理者のプロフィールの編集
各ユーザは、いつでもデータや状況をアップデートできます。アップデートしたいユーザの右に表示された鉛筆ボタンをクリックしてください。
変更できるのは次の情報です:
- 名
- 姓
- 電子メールアドレス
- オンライン管理画面の表示言語（英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、日本語から選択してください）
- 状況
変更を確定するには、"保存"ボタンをクリックします。以前の設定に戻す場合は、"キャンセル"をクリックしてください。
この編集画面では、さらに次の操作が可能です: 管理者の停止および電子メールアドレスのパスワードをリセット。
管理者の停止
ユーザの詳細情報を編集画面では、状況を無効に切り替えることで該当ユーザを停止することができます。
変更が完了すると、該当ユーザは無効リストに移動されます。この操作で、特定のユーザが有効な管理者リストから除去されることになります（注意: Flextivityにはユーザの削除機能はありません。ユーザを"削除"する代わりに"停止"させることができます)。
電子メールアドレスのパスワードのリセット
ユーザの詳細情報を編集画面で実行できる最後の操作は、電子メールアドレスのパスワードのリセットです。
リセットすると、該当ユーザにその旨を通知する電子メールが届きます。
パスワードが悪用されたら、この機能を使うことで強制的に該当ユーザにパスワードを変更させることができます。
アカウント
アカウントの所有者の電子メールアドレスでログインした場合にだけ、アカウントボタンが表示されます。
Flextivityオンライン管理画面の右上に表示されたアカウントボタンをクリックします:
開いた画面は、２分割されています: 上部では月間／年間契約の管理を行い、下部では完了および有効な請求の履歴が確認できます（注意: 代理店経由でライセンスを購入いただいた場合、後述のとおり画面の内容や可能な操作が異なります）。
弊社のオンラインストアではなく代理店経由でライセンスを購入いただくなどして、Flextivityのアカウントが手動で作成された場合は、画面の内容は次のような状態になり、以降で説明する月間／年間契約に関するすべての操作はIntegoの代理店経由で行われる必要があります。アカウントの所有者や管理者が操作を行うことはできません。
契約設定の変更
Flextivityのウェブサイトで購入された月間／年間契約では、いつでもその内容を変更することができます。シート数の増減、契約プランの変更、あるいは契約のキャンセルが可能です。アップデートが適用されると、変更は次回の請求対象期間から有効となります。
- シート数の増減
"シート総数"のリンクをクリックすると、現在のライセンスに対してシート数を増やしたり減らしたりするためのスライダが表示されます。変更を加えると次回の請求時に請求される金額が、自動的に計算されてアップデートされます。
- 契約プランの変更
Flextivity SecureあるいはFlextivity Monitorのいずれかの保護プランを契約されている場合、 フルパッケージであるFlextivity Completeにアップグレードすることが可能です。Flextivity Completeをお使いで、不要な機能があれば逆にダウングレードすることもできます。"プランの変更"ボタン、あるいは"アップグレード（ダウングレード）"をクリックして操作を行ってください。
- 契約のキャンセル
契約をキャンセルオプションで、Flextivityの月間／年間契約を終了することができます。
請求の確認
Flextivityのウェブサイトで購入された月間／年間契約には、請求履歴が表示されます。この画面で、該当する月間／年間契約に関連するべての請求を確認し、お支払い情報のアップデートが可能です。
- 請求書の表示
各請求の右端には、"請求書を表示"リンクが表示されます。クリックすると、別のウェブページで詳細を確認すことができます。表示された請求書を印刷して保管しておくのも良い考えでしょう。
- お支払い情報のアップデート
このリンクは、次回の請求に表示されます。クリックすると開くFlextivityの請求システムでは、次の情報をアップデートすることができます:
- お支払い方法
- 請求対象の電子メールアドレス
- VAT ID（適用される場合のみ）
アップデートが適用されると、変更は次回の請求対象期間から有効となります。
アカウントの所有者とSuper Adminの権利
アカウントの所有者と管理者（Super Admin）では、それぞれの権限レベルが違うため、プロフィール、ユーザ、および請求に関して行える操作が異なります。それぞれの役割で可能な主な操作を次に一覧します:
| 役割 | お客様のプロフィール | 企業のプロフィール | ユーザ | 請求 |
|---|---|---|---|---|
| アカウント所有者 | 編集／パスワードの変更が可能 | 編集が可能 | 編集が可能 | 編集が可能 |
| Super Admin | 編集／パスワードの変更が可能 | 表示のみ可能 | 編集が可能 |
利用不可 |
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