Gérer les profils, les administrateurs et les informations de compte

En tant que Propriétaire ou Administrateur d'un compte Flextivity, il est possible de mettre à jour vos profils d'utilisateur et de la société, d'étendre la liste des administrateurs, vérifier la facturation ou mettre à niveau la formule d'abonnement. Cet article explique comment procéder à toutes ces modifications.

 

Profil

Cliquez sur le bouton "Profil" situé en haut à droite de la console Flextivity :

Des informations à propos de l'utilisateur actuellement connecté apparaissent, accompagnés par ceux de sa société.

Le panneau "Mon profil" indique les nom et prénom de l'intéressé, son adresse e-mail, ainsi que sa préférence linguistique.

Modifier Noms, E-mail et Langue par défaut

Pour les modifier, cliquez sur le lien "Modifier".


Les valeurs modifiables sont :

- le Prénom
- le Nom
- l'adresse E-mail
- la Préférence linguistique appliquée à l'interface de la console (à choisir entre l'Anglais, le Français, l'Allemand, l'Espagnol et le Japonais)

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour conserver les changements, ou cliquez sur "Annuler" pour revenir aux réglages précédents.

Changer de mot de passe

Le mot de passe associé à l'adresse e-mail d'utilisateur de la console Flextivity peut être modifier en cliquant sur le lien "Changer de mot de passe".

Le changement de mot de passe réclame de saisir les informations appropriées dans trois champs :

- Mot de passe actuel : entrez le mot de passe en cours d'usage.
- Nouveau mot de passe : entrez le nouveau mot de passe.
- Confirmer le mot de passe : entrez à nouveau le mot de passe choisi, à l'identique par rapport au champ précédent.

Tous les champs de mot de passe sont chiffrés. Aussi, quelque soit la saisie, elle n'apparaîtra jamais en clair. La longueur du mot de passe doit être de 6 caractères au minimum ou plus.

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour conserver les changements, ou cliquez sur "Annuler" pour revenir aux réglages précédents.

Si le mot de passe a été oublié, il peut être réinitialiser.

 

Société

Cliquez sur le bouton "Profil" situé en haut à droite de la console Flextivity :

Les Administrateurs peuvent voir le profil de la société, mais seul le propriétaire du compte est en mesure de modifier ces informations.

Pour changer l'adresse et les réglages associés à la société, cliquez sur le lien "Modifier", juste en-dessous de l'adresse électronique du propriétaire.

Les valeurs modifiables sont :

- le Nom de la société
- les champs Adresse et
- Adresse 2
- la Ville
- la Région/Province
- le Code postal
- le Numéro de téléphone
- le Pays
- la Langue par défaut : applique à tous les utilisateurs une langue à l'interface de la console Flextivity (à choisir entre l'Anglais, le Français, l'Allemand, l'Espagnol et le Japonais)
- le Fuseau horaire par défaut

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour conserver les changements, ou cliquez sur "Annuler" pour revenir aux réglages précédents.

Si des réglages de Proxy sont à ajouter ou modifier, veuillez consulter l'article "Utiliser Flextivity avec un serveur Proxy".

 

Administrateurs

Cliquez sur le bouton "Administrateurs" situé en haut à droite de la console Flextivity :

Le tableau "Gérer les utilisateurs" apparaît.

Ce tableau liste les Noms, E-mails, Rôles et État de tous les utilisateurs pouvant administrer la console Flextivity de la société.

Quatre (4) filtres sont disponibles afin de classer les utilisateurs de la société selon leur état d'activité :
- Tous : liste tous les utilisateurs connus (quelque soit leur état : actif, inactif ou invités).
- Actifs : montre uniquement les utilisateurs actifs (c'est le filtre par défaut).
- Invités : montre uniquement les utilisateurs invités.
- Inactifs : montre uniquement les utilisateurs inactifs.

Depuis ce tableau, plusieurs actions sont possibles : Ajouter un nouvel administrateur, Modifier les informations de chaque Administrateur, Réinitialiser un mot de passe, ou bien Désactiver un Administrateur.

Ajouter un nouvel administrateur (Inviter un nouvel utilisateur)

Voici comment procéder pour ajouter d'autres membres de la société aux administrateurs de la console Cloud de Flextivity :

  1. Cliquer sur le bouton 'Inviter un nouvel utilisateur'.
  2. Indiquer le nom et l'adresse électronique de la personne à ajouter. Sa préférence linguistique peut être aussi attribuée.
  3. Choisir entre un rôle de Propriétaire ou de Super administrateur.
  4. Cliquer sur 'Inviter' pour créer le nouveau compte.

Un courriel est envoyé à la personne invitée, lui demandant de se connecter à son compte. Une fois le lien fourni dans le courriel cliqué et le mot de passe asscoié, l'accès est validé, permettant au nouvel utilisateur de gérer la Console comme n'importe quel autre administrateur.

Modifier les informations des Administrateurs

Les informations et l'état de chaque utilisateur est modifiable à tout instant. Cliquez sur le bouton en forme de crayon tout à droite de la rangée de l'utilisateur à mettre à jour.

Les valeurs modifiables sont :

- le Prénom
- le Nom
- l'adresse E-mail
- la Préférence linguistique appliquée à l'interface de la console (à choisir entre l'Anglais, le Français, l'Allemand, l'Espagnol et le Japonais)
- l'État

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour conserver les changements, ou cliquez sur "Annuler" pour revenir aux réglages précédents.

Ce formulaire permet en outre deux actions supplémentaires : Désactiver un Administrateur et Réinitialiser le mot de passe.

Désactiver un Administrateur

Le panneau Modifier les infos des utilisateurs permet de suspendre tout utilisateur, en basculant son état sur Inactif.

Une fois la manipulation effectuée, l'utilisateur est déplacé dans la liste des Inactifs. Considérez cette action comme un moyen de retirer un utilisateur de la liste des administrateurs. (Note : Flextivity ne dispose pas d'une fonction de suppression, les utilisateurs étant "suspendus" plutôt que "supprimés".)

Réinitialiser le mot de passe

Dernière action disponible dans le panneau Modifier les infos des utilisateurs : "Envoyer un e-mail de réinitialisation de mot de passe".
En cliquant sur ce lien, un courriel est envoyé à l'utilisateur sélectionné sous la forme d'une notification.

Si les mots de passe sont compromis, c'est le moyen de forcer tous les utilisateur de la console à changer leur mot de passe.

 

Compte

Le bouton "Compte" est uniquement visible lorsque l’émail de connexion est celui du propriétaire du compte Flextivity.
Cliquez sur le bouton "Compte" situé en haut à droite de la console Flextivity :

La page résultante est divisées en deux zones : la partie haute est dédiée à a gestion de l'abonnement, tandis que la partie basse traite de la facturation, listant les factures honorés et à venir.

Si le compte Flextivity a été créé manuellement, la gestion des abonnements nécessite une intervention de la part d'un commercial du Service commercial d'Intego.

Changer de formule d'abonnement

Les abonnements acquis en ligne depuis le site de Flextivity peuvent être modifiés à tout instant en ajoutant ou en supprimant des postes, en changeant de formule d'abonnement ou en l'annulant. Une fois appliquées, les modifications sont prises en compte sur la facture suivante, et deviennent disponibles à partir de la période correspondante.

- Ajouter/Supprimer des postes
En cliquant sur le lien "Ajouter/Supprimer des postes", un sélecteur apparaît au niveau de "Total de postes", permettant d'ajouter ou de retirer des postes à la licence en vigueur. Il recalcule et met à jour automatiquement la somme à régler avec la prochaine facture.

- Changer de formule
Dans le cas où la licence serait du type Flextivity Secure ou Flextivity Monitor, il est possible de la mettre à niveau vers le pack le plus complet : Flextivity Complete. D'un autre côté, si vous souhaitez utiliser moins de fonctions, il est possible de la rétrograder. Cliquez sur le bouton "Changer de formule" ou "Mettre à niveau" pour sélectionner une de ces possibilités.


- Annuler l'abonnement
L'option Annuler l'abonnement permet d'arrêter l'abonnement à Flextivity.

Vérifier la facturation

Les abonnements acquis en ligne à partir du site Flextivity disposent d'une section appelée "Historique de facturation", qui permet de vérifier chaque facture émise pendant l'abonnement en vigueur, ainsi que d'actualiser les informations de paiement.

- Afficher les reçus
Un lien "Afficher le reçu" apparaît à la fin de chaque rangée représentant une facture. Cliquez dessus pour faire apparaître le détail dans une nouvelle page dans un format imprimable, afin de pouvoir le conserver comme pièce comptable.

- Actualiser les informations de paiement
Ce lien est affecté à la prochaine facture. Un clic dessus En cliquant dessus, le système de facturation de Flextivity est chargé, lequel permet alors de changer de :

  • Mettre à jour le mode de paiement
  • Mettre à jour l’adresse e-mail
  • Identifiant TVA (si assujetti)

Les modifications sont applicables à la prochaine période de facturation.

 

Comparatif des droits d'accès entre Propriétaire et Super Admin

Le Propriétaire du compte et les utilisateurs dont le rôle est Super Admin ne bénéficient pas des mêmes possibilités lors de la consultation des Profils, de la liste des utilisateurs, comme des réglages et de l'historique de facturation. Le tableau ci-dessous résume les droits applicables par rôle :

RôleMon profilProfil de la sociétéAdministrateursFacturation
Propriétaire Modifier Infos et mot de passe Modifier Modifier Modifier
Super Admin Modifier Infos et mot de passe Voir Modifier

Accès interdit

 

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