Guide de démarrage

 

Avant que vous configuriez votre compte, vous devriez prendre quelques minutes pour réfléchir à ce que vous souhaitez faire avec Flextivity. Bien entendu, Flextivity fournit des outils de sécurité de base à tous les ordinateurs de votre organisation telle que la protection anti-Malware et un pare-feu de réseau. Cependant, Flextivity c'est bien plus que cela. Nous avons inclus quelques outils pour vous aider à obtenir le meilleur de votre déploiement.

Table des matières

Politiques d'utilisation acceptable
À propos des politiques
Politiques par défaut
Ajouter des ordinateurs
S'organiser à l'aide des étiquettes
Rapports
Fonctions avancées
Créer vos propres politiques
Antivirus
Firewal (pare-feu)
Temps d'accès au réseau
Filtrage Web
Enregistrement de captures d'écran
Enregistreur intelligent
Contrôle des applications
Enregistrement de l'activité
Règles gérées par les emplacements

Politiques d'utilisation acceptable

La plupart des employés réalise du bon travail et sont productifs. Néanmoins, l'utilisation personnelle d'Internet s'est avérée être le premier facteur de perte de temps au travail. Des expériences ont montré que les gens qui résistent à la tentation de surfer au travail font plus d'erreurs que ceux qui ne sont pas soumis à cette tentation. Il leur est aussi plus difficile d'acquérir de nouvelles compétences. Cela suggère que les employeurs ne mettent pas en place des mesures de contrôle sur la navigation web et laissent l'accès au Web grand ouvert, alors que la solution optimale serait d'autoriser l'accès d'Internet à bon escient.

Intego Flextivity vous donne la flexibilité nécessaire pour gérer votre politique d'utilisation acceptable. Si vous souhaitez limiter l'utilisation sur le réseau Wifi du bureau, mais laisser vos employés libres de naviguer sur Internet quand ils emportent leurs ordinateurs portables chez eux, avec Flextivity, vous pouvez le faire avec Flextivity. Si vous souhaitez réduire l'utilisation des réseaux sociaux au bureau à une durée convenable, par ex. 30 minutes par jour, il est aussi possible de le faire. Intego Flextivity vous aide à concilier confiance et moral d'équipe tout en introduisant du bon sens dans l'usage des outils fournis par la société.

Pour assurer le maintien de cet équilibre, nous recommandons la plus grande transparence en la matière avec vos employés par le biais d'une Charte d'utilisation raisonnée. Exposez les bonnes pratiques - ou les mauvaises - de l'équipement de la société. Soyez clair sur ce qui sera filtré ou surveillé. N'hésitez pas à en discuter. Les gens sont plus impliqués lorsqu'ils savent ce qui est suivi, et la plupart n'y attache plus d'importance à partir du moment où ils comprennent pourquoi cela a été mis en place et quelles sont leurs responsabilités.
 

À propos des politiques

Dans Flextivity, une politique définit des réglages associés à des configurations ou à des types de politique. Par exemple, deux politiques que vous pouvez configurer sont l'antivirus et le pare-feu réseau. La politique d'antivirus vous laisse spécifier que l'analyse en temps réel des malware devrait être permise (en plus d'un certain nombre d'autres réglages). Une fois cette politique appliquée à un appareil, l'analyse en temps réel des malware est alors activée.

 

Cela ne signifie pas que vous aurez à configurer une politique particulière pour chaque appareil. Flextivity associe à chaque type de Politique des politiques par défaut. Quand un nouvel ordinateur est ajouté à votre déploiement Flextivity, les politiques par défaut sont automatiquement appliquées.

 

Politiques par défaut

Pour la plupart des petites entreprises, édicter un ensemble de règles pour toute la société est largement suffisant. En revanche, de plus grands déploiements nécessitent des règles plus complexes, mais il est facile d'identifier un niveau minimal de protection pour tous vos appareils. Les politiques par défaut jouent ce rôle. À la première connexion sur votre compte Flextivity, une série de réglages par défaut sera proposée. Si vous ne changez rien, ces politiques seront alors appliquées à vos postes clients autorisés, dès leur mise en service.

Flextivity compte les Types de Politique suivants :

• Antivirus : protège contre les malwares. Permet de contrôler les réglages de la protection anti-malware (comme les analyses en temps réel, les analyses planifiées, le type de fichiers à analyser), et de déterminer quoi faire lorsque un malware est trouvé.
• Pare-feu réseau : protège des attaques réseaux venant de l'extérieur. Les réglages permettent de déterminer qui peut communiquer avec l'ordinateur et à qui ce dernier peut s'adresser.
• Temps d'accès au réseau : permet de définir le temps d'utilisation de l'ordinateur sur le réseau, et de restreindre certains types d'activités en ligne pendant la journée. Par exemple, vous pouvez configurer la politique pour n'autoriser l'accès aux réseaux sociaux que pendant 30 minutes pendant les heures de travail habituelles.
• Filtrage Web : s'assure que les utilisateurs ne soient pas exposés à tout contenu inapproprié, comme les sites pornographiques.
• Enregistrement de captures d'écran : pour comprendre ce que font réellement les utilisateurs. L'enregistrement intelligent de copies d'écrans permet de voir ce qui se passe sur l'ordinateur d'un utilisateur, lorsqu'il va sur un site web particulier, ou lorsqu'il tape un certain mot de passe, par exemple.
• Contrôle des applications : contrôle les applications autorisées à être lancées.
• Enregistrement de l'activité : surveille le temps passé sur les applications et les sites web, donnant une image précise de la façon dont les membres de votre équipe occupent leur journée. L'activation de l'enregistrement de l'activité permet de remplir tous les rapports d'activité disponibles dans la console web de Flextivity.

 

 

Voir la section “Créer vos propres politiques” plus loin dans le présent document pour plus d'information.

 

Ajouter des ordinateurs à Flextivity et l'installer sur un poste client

Après avoir mis en place vos politiques par défaut (aussi simplement que le permettent les différentes étapes de l'assistant dont les séquences sont aussi logiques que possible), on passe à la phase d'ajout des dispositifs à Flextivity.

Lorsque vous créez un compte sur Flextivity, un paquet d'installation dédié est automatiquement généré. Vous n'avez plus qu'à l'installer sur l'ordinateur, et ce poste sera pris en compte, en attente d'autorisation. Nul besoin d'entrer la moindre information de configuration dans ce nouveau client.

L'installation de ce paquet peut prendre plusieurs formes :

• Envoyer à vos utilisateurs un courriel avec un lien de téléchargement, et les instructions d'installation. Encore une fois, ils n'auront pas besoin de rentrer la moindre information, seulement ouvrir le paquet et suivre les instructions d'installation à l'écran.
• Télécharger le paquet et le placer sur un serveur interne.
• Utiliser Apple Remote Desktop ou une autre solution de déploiement.

 

Une fois le paquet installé sur les postes clients, ils apparaissent sur la console Flextivity en tant qu'appareils en attente d'approbation. Cela permet de suivre également le nombre de postes associés à votre licence. Cliquez sur le bouton “Autoriser” dans Flextivity pour que les politiques par défaut créées au préalable soient envoyées et appliquées à l'appareil.

 

S'organiser à l'aide des étiquettes

Si vous disposez d'un compte Gmail, avez-vous noté l'usage des étiquettes qui permet de retrouver plus facilement vos courriels ? Les étiquettes de Flextivity se comportent de manière similaire. Vous pouvez créer autant d'étiquettes que nécessaires, puis en appliquer une ou plusieurs sur n'importe quel ordinateur de votre compte. Puis vous pourrez utiliser ces étiquettes pour filtrer les résultats des recherches, des rapports, ou encore identifier simplement un groupe d’ordinateurs associés à une politique ou à des règles particulières. Pour comprendre vraiment comment cela s'articule, prenons un exemple.

Lauren est la fondatrice et la PDG de Pepino Interactive, une agence de design graphique et numérique comptant 30 employés, aux rôles et aux responsabilités variés, et aux besoins très différents. Lauren a commencé par créer des étiquettes correspondant à chaque département de sa société. Cela lui permettra d'appliquer des règles identiques pour chaque groupe d'employés similaires. Elle pourra aussi filtrer tous les rapports d'activité par département.

 

 

• Comptabilité
• Service client
• Équipe dirigeante
• Finance
• Ressources humaines
• Informatique
• Marketing
• Opérations
• Ventes

Elle a créé deux autres étiquettes pour distinguer les Responsables et les Partenaires, car elle souhaite leur appliquer des politiques moins restrictives.

• Directeurs
• Associés

Ensuite, lorsque les employés de Lauren auront installés le client Flextivity, elle pourra étiqueter chaque ordinateur selon ces critères au fur et à mesure qu'elle les autorisera dans la console web d'administration.

Rapports

Flextivity permet de visualiser des rapports sur les ordinateurs gérés. Ces rapports comprennent :

• Principaux utilisateurs d'internet
• Résumés d'activité
• Sites Web les plus visités
• Sensibilité du filtrage Web

 

Félicitations ! Vous avez résussi à utiliser Flextivity pour gérer les ordinateurs de votre société. La plupart des utilisateurs n'auront pas besoin d'en savoir plus pour se servir de Flextivity. La partie suivante va vous expliquer comment tirer le meilleur parti de notre solution.

 

Créer vos propres politiques - Pour aller plus loin avec Flextivity

Lors du premier paramétrage de Flextivity, un assistant vous a demandé de choisir un niveau de protection en glissant un curseur sur le type de politiques à appliquer lorsque les appareils seront autorisés dans Flextivity.

Toutefois, vous aurez besoin d'appliquer des politiques différentes. Par exemple, les niveaux de restriction seront différents entre un réceptionniste et un associé.

Flextivity permet de créer des politiques personnalisées. Vous pouvez appliquer ces politiques personnalisées à des ordinateurs en particulier ou à des groupes d'ordinateurs appartenant à la même étiquette.

 

Antivirus

Nous recommandons l'activation de la protection antivirus sur tous les ordinateurs. Par défaut, la protection standard inclut l'analyse en temps réel des malwares affectant OS X, Linux et Windows, protégeant à la fois les ordinateurs mais aussi vos interlocuteurs de toute infection. Une analyse complète est aussi effectuée une fois par jour.

Vous avez aussi le choix d'appliquer des réglages plus ou moins strictes, ou bien de personnaliser votre propre politique afin qu'elle réponde au mieux à vos besoins.

 

Firewall (pare-feu)

En mettant en place une nouvelle politique de firewall pour vos appareils, nos réglages par défaut permettent à l'utilisateur final de sélectionner le profil de firewall approprié la prochaine fois qu'il se connecte à un réseau donné. S'il est nécessaire d'être plus restrictif, il est possible de cacher à l'utilisateur le choix du profil afin d'imposer des règles en cas de connexion à un réseau connu ou inconnu. Les ordinateurs associés à une politique de firewall ont accès au Moniteur d'activité de Flextivity, qui montrent comment les applications utilisent le réseau.

 

 

Temps d'accès au réseau

Limiter l'accès à internet pendant une certaine période du jour est l'une des techniques qui peut être utilisée pour augmenter la productivité et maintenir vos équipes concentrées sur leurs tâches. La configuration par défaut des politiques de "Temps d'accès au réseau" (TAR) est assez indulgente, en autorisant la consultation des réseaux sociaux et des blogs pendant 1 heure entre 08:00 et 18:00. Si l'un des employés atteint cette limite horaire de consultation de Facebook ou Twitter, par exemple, il aura un message qui lui signalera que le temps maximum de consultation pour la journée est atteint, et toute autre tentative sera bloquée pour le reste de la journée de travail.

Vous êtes libre de changer la planification afin qu'elle corresponde à vos horaires (en augmentant ou en diminuant le niveau de restriction), ou bien de désactiver complètement le TAR afin de laisser l'entière liberté de navigation à votre équipe.

 

 

Filtrage Web

Flextivity dispose de trois niveaux de filtrage web allant du plus permissif au plus restrictif. Vous pouvez aussi mettre en place vos propres règles de filtrage personnalisées. Lorsque des employés tentent d'accéder à un contenu bloqué, un message leur indique que le site web est bloqué. Cependant, une option leur permet de demander son déverrouillage en un clic. Une fois la demande envoyée, elle parvient à la console web de Flextivity, et une fois que le besoin d'accéder au site en question est évalué comme légitime, il suffit alors d'ajouter une exception à la politique. Les politiques peuvent être aussi configurées pour autoriser l'accès aux catégories litigieuses, ce qui permet alors d'enregistrer les sites visités et ainsi de voir quels sites sont susceptibles de détourner l'attention des membres de votre équipe.

 

 

Enregistrement de captures d'écran

L’activation de l’enregistrement permet de prendre des copies d'écran selon un intervalle, ou bien à l'aide de l'enregistreur intelligent, qui déclenche une session d'enregistrements lorsqu'il rencontre une activité suspecte.

 

 

Enregistreur intelligent

L'enregistreur intelligent de Flextivity est conçu pour donner aux employeurs une vue sur les événements se déroulant sur les ordinateurs de la société. Flextivity scrute la saisie de mots ou de phrases clés ou la visite de sites douteux. Lorsque ces événements surviennent, Flextivity prend une série de captures d'écran pendant 5 minutes. L'enregistrement des captures d'écran se poursuit tant que l'activité suspecte continue. Une alerte rend compte du déclenchement de l'enregistrement. Une fois connecté à la console web d'administration de Flextivity, les captures d'écran s'affichent au fur et à mesure de leur réception l'appareil émetteur.

Les déclencheurs de l'enregistreur intelligent peuvent suivre des événements ayant trait à du harcèlement sexuel, des brimades, de la recherche d'emploi ou de l'espionnage industriel. Des déclencheurs personnalisés peuvent aussi être ajoutés à l'enregistreur intelligent. Nous avons créé cette fonction en nous basant sur notre expérience, parce que la plupart des employeurs sont trop occupés à développer leur société pour superviser les ordinateurs de leurs employés. Mais pour protéger les biens et les personnes, ils veulent pouvoir bénéficier d'un révélateur de situations délicates. L’enregistreur intelligent de Flextivity capture ce contexte et permet de prendre des décisions en connaissance de cause.

Quel que soit le type d'enregistrement choisi (par intervalle ou par déclencheur), les captures d'écran disponibles dans la Console web de Flextivity sont classées par jour. Actuellement, l'intervalle par défaut pour prendre des captures d'écran est de 15 minutes. Il est probable que cela devrait générer plus d'images que vous auriez le temps de passer en revue, mais elles pourront être utilisées pour superviser l'activité générale de la société et suivre ce que les employés font de leur temps.

 

Contrôle des applications

La configuration initiale de Flextivity via la console web se contente de restreindre l'ouverture des applications à celles qui sont signées. Une fois Flextivity Client installé sur les ordinateurs de la société, une liste de toutes les applications installées est alors compilée. Après quelques semaines, les rapports d'activité donnent alors une vue d'ensemble sur l'utilisation des ressources informatiques. S'il apparaît que l'usage de certaines applications doit être restreint afin d'améliorer la productivité générale, les politiques de contrôle des applications peuvent être modifiées pour inclure ces restrictions.

Si vous souhaitez mettre en place une politique de restriction, vous pouvez le faire en établissant une liste blanche des applications dont l'ouverture est autorisée ou une liste noire où elle est bloquée. Si une application n'apparait pas dans la liste "Applis sur vos appareils", c'est qu'elle n'est pas présente sur l'un des ordinateurs gérés par Flextivity. Installez-la, et elle devrait apparaître dans la liste d'ici quelques heures.

 

Enregistrement de l'activité

L'activation de l'enregistrement de l'activité permet de suivre comment vos employés occupent leur temps par le biais des applications et des sites consultés. Sont indiqués le nom des applications, des documents, des adresses web et leur nom de domaine qui sont les plus utilisés par vos employés. Les rapports par défaut fournissent un agrégat de données qui permet d'identifier facilement des tendances. Des informations plus spécifiques peuvent être affichées en filtrant les rapports de Flextivity par le biais d'étiquettes ou la sélection d'ordinateurs en particulier. Pour obtenir le maximum d'informations de ces rapports, nous recommandons de laisser cette fonction active en permanence. En revanche, nous vous invitons à la désactiver pour les ordinateurs opérant dans des secteurs sensibles, comme les ressources humaines ou la finance, en particulier afin d'éviter d'exposer aux autres administrateurs Flextivity des noms de documents sensibles.

 

 

 

Règles gérées par les emplacements

Avec de plus en plus d'employés mobiles, les ordinateurs portables sont devenus banals. Qu'il soit fourni par la société ou qu'il s'agisse d'une machine personnelle, les règles basées sur l'emplacement permettent d'équilibrer la protection et la liberté d'usage. Par exemple, une politique de filtrage web évitant toute navigation inappropriée est appliquée sur le lieu de travail, tandis qu'à la maison la navigation est libre. Vous pouvez créer des règles spéciales basées sur l'endroit où se trouve l'ordinateur, à condition de connaître le réseau wifi sur lequel l'ordinateur sera connecté.